Softwareauswahl meistern - Teil 1: Praxistipps für KMU und industrielle Fertiger

17.09.2021   |   Pfalzgrafenweiler   |   Deutschland

Wie finde ich die passende Software für mein Unternehmen? Welche Software deckt alle Unternehmensbedürfnisse ab? Wie kann ich meine Prozesse digital abbilden? Wie hoch ist der Schulungsbedarf bei meinen Mitarbeitern? Und wie identifiziere ich heute, welche Prozesse morgen noch relevant sein werden?

Fragen über Fragen. Die richtige Software zu finden, ist für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, komplex und nicht mit einer kurzen Internet-Recherche getan. Worauf KMU und industrielle Fertiger bei der Software-Evaluation achten müssen, erläutern die Software-Berater Klaus Fickler und Luca Föhn von SCHULER Consulting in diesem Beitrag.    

Software steuert Abläufe, verarbeitet Daten, reichert sie mit Informationen an und filtert Relevantes aus ihnen heraus. Software verwandelt Input zu Output, kommuniziert mit anderen Systemen und verändert Prozesse. Eine Software ist niemals nur ein Programm zur digitalen Abwicklung manueller Arbeitsschritte: Ihre Implementierung geht mit finanziellen und personellen Investitionen und Risiken einher, ihre Auswahl muss bedacht getroffen werden – eine strategische Entscheidung. Genauso wie die Anschaffung einer neuen Maschine häufig dazu führt, dass sich die Abläufe in der gesamten Produktion verändern, wirkt sich die Integration einer neuen Software in die bestehende Software-Landschaft eines Unternehmens auf die vor- und nachgelagerten Prozesse und Systeme aus. Spätestens bei der Nutzung durch die Mitarbeiter zeigt sich, dass eine Software nie für sich allein steht.  

Schritt für Schritt zur richtigen Software  

Die richtige Software zu finden, gelingt durch einen ausführlichen Auswahl-Prozess, in den bestenfalls Branchenwissen, technisches Know-How und eine fundierte Marktkenntnis einfließen. Dabei gilt: Was ich heute implementiere, bestimmt morgen meine Prozesse. Die Gründe für eine neue Software können vielfältig sein: Die derzeitige Software ist veraltet, neue Produkte verschlanken die Arbeitsläufe oder beinhalten neue Features, die noch mehr können, das Unternehmen ist gewachsen und Tätigkeiten, die zuvor manuell erledigt wurden, müssen nun digitalisierter und schneller erfolgen. Unabhängig davon, welche Software in einem Unternehmen implementiert werden soll, läuft dies in einem Software-Projekt mit Schuler Consulting nach einem erprobten Vorgehen ab.  

1. Schritt: Visualisierung der IST-Situation und Potenzialanalyse 

Den Einstieg in jedes Software-Projekt bildet die IST-Analyse. Zunächst definiert das Projekt-Team, bestehend aus Kunde und Berater, um welche Prozesse es geht und visualisiert die aktuelle Prozess-Landschaft inklusive der Stärken und Schwächen der derzeitigen Software. Gemeinsam führen sie eine Potenzialanalyse durch und ermitteln die Anforderungen an die neue Software und die Zielvorstellungen des Kunden hinsichtlich der Entwicklung seines Unternehmens. Wo soll das Unternehmen in fünf Jahren stehen? Welchen Stellenwert hat der Service? Sind Änderungen hinsichtlich der Vertriebskanäle (B2B, B2C, Webshop) geplant? Diese und weitere Fragen diskutiert das Projektteam mit dem Kunden. Des Weiteren berücksichtigen sie in der Potenzialanalyse die Auswirkungen des Software-Projekts auf die Firmenphilosophie und mögliche Änderungen auf der Prozessebene. Durch die Visualisierung eines idealen Geschäftsprozesses kann der Kunde genau darlegen, welche Zielvorstellung er hat. Der Grundstein für die Software-Auswahl ist somit gelegt.  

2. Schritt: Lastenheft erstellen 

Im zweiten Schritt erstellt das Projektteam nun das Lastenheft, um die Anforderungen des Kunden auf technischer und funktionaler Ebene genauer zu definieren: Was muss die neue Software können, um meinen Anforderungen als Kunde gerecht zu werden? Was sind Kann-Funktionalitäten, was sind Muss-Funktionalitäten, auf die ich nicht verzichten kann? Das Lastenheft enthält am Ende dieses Projekt-Schritts alle notwendigen „Hard Facts“. Dazu zählen Informationen zu Rechnern, Datenbanken, Netzwerken, Möglichkeiten des Customizings und vieles mehr. In die Erstellung des Lastenhefts müssen nicht nur die technischen Kenntnisse des Beraters einfließen, sondern auch sein geballtes Branchen-Know-How.  

3. Schritt: Anbieter-Recherche und Ausschreibung 

Im Anschluss erfolgt die Anbieter-Recherche durch den Berater: Welche passenden Anbieter gibt es im Markt? Neben den „Hard Facts“ sind hier Kenntnisse und Erfahrungen der potentiellen Software-Lieferanten in der Projektabwicklung gefragt, wie beispielsweise die Lösungskompetenz und seine Referenzen („Soft Facts”). Nicht zuletzt sind der Kostenrahmen und die Lizenzierung relevant. Hierbei stellt sich die Frage, welches Lizenzmodell das passende für die Nutzung im Unternehmen ist. Zunehmend erobern cloudbasierte Mietmodelle (XaaS, SaaS, PaaS, IaaS, etc.) den Software-Markt, die oftmals durch nutzungsbezogene Abrechnungsmodelle überzeugen können und somit flexible Einstiegsmöglichkeiten für Unternehmen bieten. Nach der Vorauswahl durch den Berater wird das Lastenheft an die Software-Anbieter zur Beantwortung versendet. Die Software-Anbieter füllen das Lastenheft aus und geben an, ob sie die Anforderungen vollständig, zum Teil oder durch externe Drittanbieter umsetzen können. Dann geht die Ausschreibung in die nächste Phase.   

4. Schritt: Bewertung der Anbieter 

Gemeinsam mit dem Kunden werden die ausgefüllten Lastenhefte bewertet. Diejenigen Anbieter, die hier bereits überzeugen können, werden vom Unternehmen zu einer Präsentation eingeladen. Die Präsentation vor Ort oder digital ermöglicht, sich einen besseren Eindruck von dem potenziellen Software-Lieferanten zu machen und nicht nur die „Hard Facts“, sondern auch die „Soft Facts“ zu bewerten. Darüber hinaus können hier direkt offene Fragen geklärt werden, wodurch sich neben dem persönlichen Ersteindruck durch die Präsentation des Anbieters auch seine Beratungs- und Lösungskompetenz beweisen kann.  

5. Schritt: Auswahl der Anbieter und Vertragsabschluss 

Am Ende fällt die Entscheidung auf einen Kandidaten. Schuler Consulting begleitet seinen Kunden im Anschluss bis zum Vertragsabschluss und auf Wunsch auch in der Implementierungsphase, um weiterhin sicherzustellen, dass die Ziele, die mit der neuen Software verbunden sind, auch erreicht werden.  

Das Fundament der Software-Auswahl: Das Lastenheft  

Eine zentrale Bedeutung bei der Software-Auswahl hat das Lastenheft (s. Schritt 2). Bei der Erstellung eines Lastenhefts verhält es sich wie mit einem komplexen Holzbau oder der Fertigung eines anspruchsvollen Möbels: Ohne material- und prozesstechnische Vorkenntnisse wird in der Herstellung bereits der Sockel des Möbels schief und das Fundament des Holzhauses instabil sein. Alles, was im Anschluss darauf aufgebaut wird, wird nicht besser. Ein Lastenheft ist eine spezifische Zusammenfassung der künftigen Geschäftsprozesse und legt somit das Fundament für die Software-Auswahl und die anschließende Implementierung. Die Implementierung einer neuen Software im Produktionskontext ist immer mit Veränderungen im vertikalen und im horizontalen Prozess verbunden. Doch anders als beim Holzbau oder der Möbelkonstruktion, wo auch ein ungeschultes Auge Schieflagen erkennen kann, werden solche Fehler im Softwareprojekt unter Umständen erst bei der Implementierung sichtbar.  

Die zentrale Rolle des Lastenhefts erhält in der Holz- und Möbelbranche vielfach noch zu wenig Beachtung. Ein Lastenheft muss so genau wie möglich verfasst werden. Es darf einem Softwarelieferanten zwar Freiheiten zur Umsetzung, aber keinen Spielraum zur Interpretation lassen. Um dies zu verhindern, ist fundiertes Markt- und Technologie-Know-How des Lastenheft-Verfassers gefragt, sodass die Komplexität der Prozesse sowie ihre Zusammenhänge erfasst werden. Ohne diese klare Bewertungsgrundlage läuft man Gefahr, in einem ohnehin schon komplexen Thema vollständig die Orientierung zu verlieren.  

Die Software-Auswahl meistern. Empfehlungen für…  

…kleine und mittelständische Unternehmen 

Zu Beginn eines Software-Projekts – unabhängig ob mit oder ohne Berater und unabhängig der Unternehmensgröße – empfiehlt es sich, die Bezugsweite des Projektes zunächst nicht starr einzugrenzen. Betrachten Sie die Unternehmensprozesse stets als Ganzes, um zu verhindern, dass Insellösungen zwar ein spezifisches Problem lösen, im Kontext eines Gesamtprozesses aber neue Probleme schaffen.  

Insbesondere für KMU gilt: Je früher die Mitarbeiter in den Prozess der Software-Auswahl einbezogen werden, umso besser! Die Erfahrungen der Mitarbeiter sind insbesondere in der Prozessgestaltung wichtig. Sie liefern den realitätsnahen Input über den tatsächlichen Ablauf der Prozesse und sind somit die Prozesseigner. Eine offene und kontinuierliche Kommunikation ist hier unerlässlich. Denken Sie bei der Auswahl der Software folglich auch an die künftigen Nutzer: Ihre Mitarbeiter. 

Oftmals gehen KMU ohne fundierte Prozessaufarbeitung zur Abklärung mit dem Softwarelieferanten über. Daraus resultieren häufig zwei Wege: Die beste Verkaufspräsentation des Anbieters wird bestellt. Die zentralen Herausforderungen werden erst diskutiert, wenn die finanziellen Rahmenbedingungen fixiert sind. Bei diesem Weg sind Überraschungen im Projekt garantiert. Der andere Weg ist, dass sich das Unternehmen von keiner der angebotenen Varianten ein wirkliches Bild machen kann, da es schlichtweg noch kein wirkliches Ziel mit dem Softwareprojekt verfolgt. Das Ziel, das heißt, die Erstellung und die Etablierung dieser Vision, sind essenzieller Bestandteil einer Software-Auswahl. Erstellen Sie die Vision gezielt und auf Grundlage der Prozessaufarbeitung. Achten Sie darauf, dass Ihr Ziel allen Mitarbeitern klar ist.  

Nicht zuletzt ist eine Beurteilung der Soft- und Hard Facts relevant. Die Entscheidung für eine neue Software ist immer langfristig. Entsprechend ist der Kontakt mit dem Softwarelieferanten auf Langfristigkeit angelegt. Hier sollte also nicht nur der Preis, sondern auch die Chemie stimmen.  

…für industrielle Fertiger 

Als industrieller Fertiger kennt man die Situation: Wenn etwas mit dem Materialfluss nicht stimmt, ist das kaum zu übersehen. Beispielsweise bilden sich Staus in der Produktion, wo keine sein sollten, oder an anderen Stellen müssen Teile im Übermaß nachproduziert werden. Je nach Problemstellung ist die Ursache für den Fehler schnell behoben. Bei der Abbildung eines Informationsflusses sind Fehler allerdings weniger offensichtlich. Hier muss explizit nachgeforscht werden, um die Herausforderungen in einem Prozess aufzudecken. Häufig entdeckt man dabei Prozesse, die schon über Jahre hinweg nicht optimal liefen, aber nie richtig erkannt wurden, da sie in der Problemstellung nicht offensichtlich auftauchten.

Insbesondere bei den administrativen Prozessen liegt hier enormes Optimierungspotenzial. Die Arbeitsprozesse in einem Unternehmen sind in der Regel von der Softwarelandschaft geprägt und begrenzt. Aufgrund dieser Einschränkungen schaffen sich die Mitarbeiter Workarounds, um ihre Aufgaben mithilfe von manuellen Überbrückungen zu erledigen. Das kann ein Hinweis für Sie sein: Fragen Sie bereits bei der IST-Analyse Ihre Mitarbeiter, wann sie manuelle Workarounds gegenüber einer digitalen Lösung bevorzugen. Dies gibt Ihnen Hinweise, um mögliche Probleme mit der derzeitigen Software zu identifizieren und kann im weiteren Verlauf Optimierungspotenziale offenlegen. 

Insbesondere in größeren Unternehmen sind viele Abläufe abteilungsintern und ohne übergreifende Berücksichtigung anderer Abteilungen „gereift“. Darüber hinaus sind mit hoher Wahrscheinlichkeit einige Prozesse schlichtweg von der Zeit geprägt und nicht mehr aktuell. Durch eine genaue Analyse und Aufarbeitung können bei diesen „unsichtbaren“ Prozessen enorme, heute nicht mehr wertschöpfenden Prozessschritte eliminiert werden. Unsere Empfehlung: Überlegen Sie zu Beginn des Software-Projekts, welche Abteilungen von der neuen Software direkt oder indirekt betroffen sein werden. Wie funktioniert die Anbindung an vor- und nachgelagerte Prozesse?  

Eine Prozessumstellung, insbesondere in Kombination mit einem Softwarewechsel, führt zu grundlegenden Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter. Diese Umstellung muss daher frühzeitig kommuniziert und entsprechend koordiniert werden, sodass sie in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern abgewickelt wird. Ein Erfolgsfaktor ist hierbei, ein „kollektives Wollen“ in Bezug auf die Softwareumstellung zu erreichen. Womöglich wird sich dieser Faktor an einigen Stellen als idealistisch erweisen – letztendlich steht und fällt ein Softwareprojekt mit der Akzeptanz und Umsetzung der Mitarbeiter. Für KMU und Industrie gilt: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit! 

Heute schon an Morgen denken – so gelingt es! 

Eine spezielle Anforderung in Bezug auf die Holzindustrie ist die Komplexität der Aufträge. Es stehen nicht nur fünf Teile mit einem Liefertermin hinter einem Auftrag – hier verbirgt sich eine ganze oder zumindest eine halbe Wertschöpfungskette. Diese Tatsache darf man, ob KMU oder industrieller Fertiger, bei der Softwareauswahl nicht vergessen. Insbesondere deshalb müssen Details wie beispielsweise die flexible Kanteninformation am Bauteil nicht nur an einer Stelle im Prozess, sondern generell bei der Informationserzeugung, der Verarbeitung und der Weitergabe, zum Beispiel an die Maschine, genau berücksichtigt werden. Denken Sie an die Komplexität Ihrer Prozesse und planen Sie ausreichend Zeit für ein Software-Projekt ein!  

Essenziell bei einer Software-Auswahl ist es, nicht zu versuchen, die bisherigen Prozesse oder auch die bisherigen Herausforderungen mit einer neuen Software zu beheben. Ein digitaler Prozess ist ein Zusammenspiel zwischen Software, Mensch und Organisation. Diese Faktoren müssen aufeinander abgestimmt sein. Die Software ist eine digitale Abbildung dieser Prozesse, deren Bereitstellung mitunter die Aufgabe Ihres Softwarelieferanten ist. Der Fokus sollte aus Unternehmenssicht daher immer auf den eigenen Prozessen liegen. Definieren Sie Ihre Prozesse im Software-Projekt mit Weitsicht und strukturieren Sie diese gegebenenfalls um. Die Auswahl der Software ist immer eine strategische Entscheidung: Überlegen Sie daher, an welcher Stelle Sie Ihre Unternehmensprozesse anpassen sollten.  

Die Komplexität und die nötigen Schritte für eine erfolgreiche Software-Evaluation sind uns als Berater aus der Holz- und Möbelbranche bekannt. Seit über 60 Jahren ist die Holz- und Möbelindustrie unsere Heimat: Wir kennen Ihre Herausforderungen und unterstützen Sie von der Projektdefinition bis hin zur Implementierung. Unabhängig davon, wer Sie in Ihrem nächsten Software-Projekt begleitet: Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Projekt-Teams auf die Expertise, das technische Know-How sowie fundierte Branchen- und Markt-Kenntnisse der Team-Mitglieder. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Software-Auswahl!  

Autoren: Klaus Fickler (Software Consulting), Luca Föhn (Software Consulting)